Informativa in materia di protezione dei dati personali di Immediata-ADR
ex D. Lgs. 196/2003 – Codice Privacy e Regolamento 679/2016 del Parlamento Euro-peo e del Consiglio del 27 Aprile 2016
1. Titolare e Responsabile del trattamento dei dati
Titolare del trattamento è Immediata-ADR – Associazione non riconosciuta senza scopo di lucro, di seguito denominata Immediata-ADR, con sede in Roma, alla Via della Giuliana, 50 cap.00195 e sue sedi territoriali.
2. Finalità del trattamento dei dati
I dati personali sono raccolti da Immediata-ADR unicamente per le finalità del servizio di mediazione offerto dall’Ente al momento della compilazione dell’istanza di mediazione, con riferimento ai dati personali di tutte le persone coinvolte nel procedimento di media-zione in tutte le sue fasi. L’autorizzazione al trattamento dei dati si intende estesa all’in-tero servizio di mediazione, alle comunicazioni ex art. 8 e alla compilazione di ogni docu-mento relativo ai procedimenti, ivi inclusa la modulistica disponibile sul sito dell’Organi-smo di Mediazione Immediata-ADR con riferimento, come detto, non solo a tutte le parti coinvolte nella procedura di mediazione, ma anche a tutte le fasi, afferenti sia alla me-diazione obbligatoria ex Dlgs. 28/2010 che v a quella volontaria, nonchè agli altri metodi di ADR, arbitrato e mediazione online compresi.
Qualora i dati siano raccolti da altri soggetti con cui Immediata-ADR abbia stipulato con-venzioni per la promozione e la gestione delle procedure di mediazione anche presso le sedi territoriali accreditate dello stesso Organismo regolarmente accreditati dal Ministero della Giustizia, l’informativa sarà fornita con le stesse modalità.
La presente informativa, relativa ai trattamenti di cui Immediata-ADR è titolare, viene fornita all’interessato mediante pubblicazione sul sito web al seguente URL www.imme-diata-adr.it per la presa visione del suo contenuto.
3. Base giuridica del trattamento
I dati personali oggetto di trattamento sono esclusivamente quelli indispensabili per l’ese-cuzione del servizio di mediazione, inclusi quelli necessari per adempiere gli obblighi di legge inerenti alla gestione del rapporto nonchè per gli adempimenti di natura fiscale e tributaria.
Il mancato conferimento, anche solo parziale, comporta l’impossibilità di svolgere e/o di proseguire il servizio di mediazione richiesto.
La raccolta e il trattamento dei dati personali sono essenziali per lo svolgimento del ser-vizio di mediazione.
I dati sono trattati ai fini dell’adempimento degli obblighi di legge, inclusi gli aspetti am-ministrativi e contabili, per tutta la durata del servizio ed anche successivamente per tutte le attività connesse.
Per quanto concerne la promozione delle attività di mediazione, l’invio di materiale in-formativo relativo alle iniziative dell’Ente Immediata-ADR (convegni, seminari e corsi di formazione) viene richiesto agli interessati, di esprimere libero, specifico e informato consenso a mezzo di apposito format disponibile sia in forma elettronica che in forma
cartacea, consenso espresso in osservanza delle indicazioni di cui all’art. 39 e 42 del Re-golamento Europeo Privacy.
4. Profilazione e Diffusione dei dati
I dati potranno essere inoltre trattati, in forma anonima, per l’elaborazione ed analisi di statistiche relative ai servizi erogati nonchè per l’esercizio dell’attività di profilazione degli stessi per finalità di marketing. Su questo ultimo aspetto si rimanda alla informativa in materia di COOKIES presente sul sito web www.immediata-adr.it. Gli interesssati sono chiamati ad esprimere il proprio consenso in maniera libera, informata ed esplicita.
5. Modalità di trattamento e conservazione dei dati
Il trattamento dei dati personali avviene mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza in conformità a quanto previsto all’art. 11 (Codice Privacy) e dall’art. 13 e 14 del nuovo Regolamento Europeo, e viene effettuato sia mediante supporti cartacei che con l’ausilio di mezzi informatici e telematici. Il trat-tamento dei dati viene effettuato direttamente soltanto da Immediata-ADR, mediante l’ausilio di soggetti specificamente nominati responsabili o incaricati, oppure se del caso per il tramite di soggetti terzi appositamente nominati responsabili.
Responsabili o incaricati del trattamento possono essere tutti i dipendenti di Immediata-ADR di volta in volta interessati o coinvolti nell’ambito delle rispettive mansioni ed in conformità alle istruzioni ricevute nell’ambito dei rispettivi incarichi.
L’accesso ai dati personali per compiere operazioni di trattamento, limitatamente alle mansioni proprie di ciascuna carica e conformemente alle rispettive nomine, spetta oltre che al legale rapp.te di Immediata- ADR, anche a tutti i dipendenti e collaboratori di Immediata-ADR in quanto incaricati e/o responsabili e identificati, territorialmente, an-che nei Responsabili delle sedi distaccate con cui Immediata – ADR ha stabilito partenariati e collaborazioni. Tale circostanza si applica anche ai rispettivi subdelegati di questi ultimi.
Per quanto concerne le attività di gestione degli aspetti fiscali, contabili e amministrativi, potranno avere accesso ai dati personali, nei limiti e secondo le modalità indicate nell’in-carico conferito, i responsabili e i collaboratori esterni all’uopo nominati.
Con riferimento all’attività di assistenza e manutenzione degli strumenti elettronici, Im-mediata- ADR si avvale di collaboratori esterni che non hanno accesso diretto ai dati con-tenuti negli archivi elettronici, operando comunque nei limiti e secondo le modalità indi-cate negli incarichi conferiti.
6.Accesso al sito web e alla modulistica di Immediata- ADR per i procedimenti di me-diazione.
L’accesso alla modulistica dei procedimenti di mediazione è riportata in chiaro sul portale web e può essere direttamente scaricata per la compilazione in modalità cartacea. L’invio alla sede centrale o alle sedi territoriali di Immediata- ADR può avvenire in modalità pec agli indirizzi riportati sul portale web.
Sul sito è riportato altresì un modulo di contatto in cui viene richiesta la compilazione con i dati personali nome e cognome e indirizzo mail e numero di telefono al fine di richiedere informazioni sulle attività di Immediata- ADR o fare richieste esplicite sulle attività dalla stessa espletate.
A mezzo espressa indicazione di consenso, sarà inviato materiale pubblicitario e newslet-ter: consenso questo raccolto nella apposita sezione del sito web.
L’accesso al servizio della mediazione telematica e ai servizi ad essa connessi è consentito attraverso la predisposizione e consegna da parte di Immediata – ADR di credenziali di autenticazione agli utenti, custodite e mantenute riservate dagli interessati (o da colui che la userà in suo nome) con la massima diligenza. L’interessato dovrà dare immediata comunicazione ad Immediata-ADR di eventuali perdite, furti, sottrazioni, accessi non au-torizzati alle credenziali di autenticazione. Al ricevimento di tale comunicazione Imme-diata-ADR provvedera’ al blocco immediato delle credenziali e a fornirne delle nuove. Ogni operazione posta in essere mediante l’utilizzo delle suddette credenziali di autenti-cazione, anche se effettuata da un proprio dipendente o collaboratore, sarà giuridica-mente riconducibile all’interessato, il quale garantisce e manleva Immediata-ADR da qua-lunque pretesa e richiesta di risarcimento danni a prescindere dalla liceità del loro uti-lizzo.
7. Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati personali, oggetto della presente informativa, potranno essere comunicati per quanto concerne la corretta esecuzione del servizio e gestione del rapporto a: – mediatori designati; – consulenti tecnici; – soggetti terzi con cui vi sia apposita convenzione per la promozione e la gestione del servizio di mediazione e formazione in materia di mediazione civile e commerciale; liberi professionisti incaricati dalle parti come CTM o assistenti; -istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dell’inca-rico.
8. Trasferimento dati personali all’estero
Qualora il servizio di mediazione si svolga all’estero o nei confronti di una parte residente all’estero, i dati potranno essere trasferiti all’estero, nel paese sede del procedimento o di residenza dell’altra parte.
9. Durata del trattamento
l trattamento dei dati personali ha una durata pari a quella necessaria per l’esecuzione del servizio.
I dati personali, oggetto di trattamento per le finalità sopra indicate, saranno conservati per il periodo di durata del contratto e, successivamente, per il tempo in cui Immediata- ADR sia soggetto a obblighi di conservazione per finalità fiscali o per altre finalità, previsti, da norme di legge o regolamento e comunque per il periodo non superiore di anni 10.
10. Diritti dell’interessato e aggiornamento
L’interessato ha diritto di conoscere, in ogni momento, quali sono i Suoi dati e come ven-gono utilizzati.
L’interessato ha diritto di:
A. chiedere a Immediata- ADR l’accesso ai propri dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei dati personali al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 e 2 del Regolamento Europeo e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo; la limitazione del trattamento dei propri dati personali al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del
Regolamento Europeo;
B. richiedere ed ottenere da Immediata-ADR – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i propri dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);
C. può revocare il consenso in qualsiasi momento limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento venga posto in essere in violazione del D.lgs. 28/10 e Regolamenti attuattivi nonchè di ulteriori norme imperative in ossequio alle disposizioni in materia di Privacy di cui al GDPR;
D. il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità;
E. proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali –www.garanteprivacy.it).
Il titolare del trattamento dei dati, in caso di richiesta da parte degli interessati, darà un riscontro nel termine massimo di 1 mese dalla richiesta anche in caso di diniego ai sensi degli artt. 11 e 12 del Regolamento Europeo, con riserva di richiedere i costi sostenuti all’interessato qualora ci siano richieste manifestamente infondate o eccessive o ripeti-tive.
Per l’esercizio dei suoi diritti può rivolgersi direttamente a mezzo raccomandata a/r a Immediata-ADR –Via della Giuliana, 50 – 00195, Roma o all’indirizzo Pec immediata-adr@pec.it.
Il presente regolamento è sottoposto a modifiche e integrazioni alla luce dell’entrata in vigore in data 25/05/18 del Regolamento UE 2016/679 e, in conseguenza di tali rilevanti novità normative, il Garante potrebbe ritenere di apportare delle modifiche alla auttoriz-zazione Generale del 15/12/2016 nr. 7/2016 – Autorizzazione Generale al trattamento dei dati giudiziari da parte di privati, di enti pubblici economici e di sogegtti pubblici